業務改善は「What」が正しいと「How」も上手く進む  

「What＝何をやるか」と「How＝どう実現するか」

一般論ですが、ものごとを進めるときに「What＝何をやるか」と「How＝どう実現するか」の2つに分けて考えることがあります。たとえば山登りをしたいと思った時のWhatは、富士山に登るのか、ハイキングコースになっている低い山に登るのかを決めるということです。Howは富士山に登るとしたらどのルートを通るのか、ということになります。

DXにも業務改善にも、この考え方は応用できて、業務のうち何が課題になっていて、何を改善する必要があるか明確にすることはWhatの話。その課題をどういう方法 ―RPAなのか、システム再構築なのか、マンパワーの投入なのか― で解決するか決めるのはHowの話になります。

Whatを明確にする手法（アプローチ）はいろいろあります。例えば、

• システム利用者からのヒアリング
• ドキュメントの調査
• システムログの分析
• アウトプットにあたるものの量や質の分析
• 実地で観察

などが挙げられます。ここではRPAにスコープを絞って、RPAで自動化する対象業務を洗い出すための簡単な方法（Whatの決め方）を紹介したいと思います。これはお客様ご自身でもできます。

RPAで自動化する対象業務を洗い出すための簡単な方法（Whatの決め方）

利用するのは、こちらのエクセルシートです。

エクセルは大きく4つのパートに分かれていて、右から「業務情報」「適合性判定」「不適合性判定」「判定結果サマリ」になります。業務内容やボリュームを「業務情報」に、その業務特性を「適合性判定」「不適合性判定」にインプットすると、その業務がRPA向きの業務かどうかが「判定結果サマリ」で示されます。

 

それぞれを詳しく見ていくと「業務情報」では候補になる業務の基本情報「部門・業務領域」「担当者」「業務名」「業務手順概要」「使用システム」と、ボリュームに関する情報「実施サイクル」「実行タイミング」「作業時間」「作業回数」「作業担当者数」を入力していきます。「月間作業時間」は前出の項目の掛け算で計算されます。また、その業務にどのような課題があるか、言い換えれば課題を解消する目的を「導入目的・課題」で選択します。

 

2つ目のパート「RPA適合性判定」は、その業務の特性から見てRPAに向いているかどうかを、3つ目のパート「RPA不適合性判定」は、その業務の特性から見てRPAに不向きかであるかどうかを判定するものです。該当する項目にチェックをつけていきます。「RPA不適合性判定」は注意が必要で、今は不向きでもテクノロジーが成熟すれば不適合要因ではなくなるという場合があります。「紙を使った業務」は以前は確かにRPAに不向きでしたが、今はAI-OCRと組み合わせるソリューションが提供されています。「リモート接続・仮想環境」も、リモートワーク環境が整備された企業だとRPAの不適合要因ではなくなっている可能性がありますし、ご利用のRPAツールによってもリモート接続・仮想環境で利用できるかが違ってきます。どういう要因がRPAに適合的か、もしくは不適合的かは、お客様の現状にあわせて、またその時に利用できるテクノロジーにあわせて都度、見直したい項目です。

4つ目のパートは、「業務情報」「RPA適合性判定」「RPA不適合性判定」の3つのパートから導出した「判定結果サマリ」です。その業務がRPA自動化に向いていれば、総合判定に”○”が付きますし、そうでなければ”×”がつきます。総合判定は、最初のふるい分けに使うといいでしょう。さらに”○”のついた業務の中で、着手する優先度をつけていきます。適合性判定のパーセンテージが高いものを優先するのがおすすめですが、「業務情報」の「月間作業時間(H)」を見ながらボリュームで優先順位をつけたり、「導入目的・課題」にある社員のストレス軽減を優先したりといったように、お客様の実情を考慮するといいでしょう。

こういったステップを経て「What」を導くことで業務改善を正しくスタートできます。そして経験則になりますが「What」が正しければ、それに続く「How」も上手く進むように思います。「What」を導く過程で、現状の課題、業務改善の目的や狙いなど前提条件が整理されることで、後々、プロジェクトが迷走することがないためだと思われます。

 

ご紹介したエクセルシートは、こちらからダウンロードできるのでご利用ください。

解説セミナーのご紹介

さて、いま紹介したエクセルシートで小規模な業務の「What＝RPAの自動化対象業務」は分析できるのですが、改善範囲が全社にまたがったり、システムが複雑になったりすると別の手法が必要になります。CACとRPA NEXT社で、業務課題を明確化し業務改善の「What」を導いていく2つの手法の解説セミナーを開催します。キーワードは「集合知」と「プロセスマイニング・タスクマイニング」です。

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