（２）RPAの運用体制

RPAの運用体制だが、図3の「RPA推進部門」および「RPA開発担当」は、情報システム部門と経営企画部門が連携またはMIXの新組織として行うケースが多い。RPAはITでも人でもないが、システム開発、IT運用管理の手法と同じ部分もあるため、社内展開の際の統制やルール作りに際し、情報システム部門の協力が不可欠だと考える。

また、経営企画部門はRPA自動化対象部門となるバックオフィスとの連携や統制、全社横断的な改善活動を行う際に必要となる。さらに、RPAの特徴として「RPA利用部門」がこのライフサイクルに大きくかかわることになる。

「RPA推進部門」は、リリース後も「RPA利用部門」からRPAが想定通りに動いているか、実際に使われているか、改善事項はないか、定期的にフィードバックを受けて管理していく。この情報システム部門と経営企画部門のRPA推進体制は、自動化して業務改善したいRPA利用部門に対して、自動化の機会をヒアリングしながらあくまで冷静に導入のゴールに沿った業務選定を行い(計画)、運用保守を考慮した設計・実装 (開発）およびリリース後の効果測定、RPAの監視・管理(運用)を行う。RPAの特徴として、特に保守の頻度は通常のシステムより多くなると想定しておいたほうが良い。よって、できるなら、「計画」「開発」「運用」の各担当者は分けることをお勧めする。

（３）RPAの運用のポイントまとめ

RPAの運用を効果的に行うためのポイントは以下の通りだ。

1. プロセスの定期的な監視と更新
RPAは定期的な監視と更新が必要となる。システムの変更やアップデートにより、RPAのプロセスが正常に機能しなくなる可能性があるため、定期的にシステムの変更を確認し、必要に応じてRPAのプロセスを更新することが重要。

2. エラーハンドリング
RPAは自動化されているものの、エラーが発生した場合には人間の介入が必要となる。エラーが発生した際の対応策を事前に準備しておくことが望ましい。

3. 記録
RPAのプロセスは複雑であるため、動作等の記録が重要となる。プロセスの詳細、変更履歴、エラーの対応策などを記録しておくことで、問題が発生した際の対応をスムーズに行うことができる。

4. トレーニングと教育
RPAの保守を担当するスタッフは、RPAのツールやプロセスについて十分な知識を持っている必要がある。アップデートされる情報に対応するためにも、定期的なトレーニングや教育を行い、スキルを維持・向上させることが重要。

5. パフォーマンスの監視
RPAのパフォーマンスを定期的に監視し、問題が発生していないか確認することが必要。パフォーマンスが低下している場合、原因を特定し、適切な対策を講じていけるようにする。